BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kantor merupakan tempat atau suatu lingkungan
yang menjadi tempat organisasi untuk beraktivitas dalam mencapai tujuanya.
Suatu gedung atau bangunan yang disebut kantor sangat identik dengan yang
namanya ruang kerja atau ruang perkantoran karena di area itulah segala
kegiatan administrasi perkantoran diadakan.Kantor dapat diartikan sebagai
ruangan yang didalamnya digunakan untuk aktivitas-aktivitas organisasi, dantidak
mengherankan bawasanya setiap kantor mempunyai tata ruangan yang berbeda antara
satu dengan yang lain.Dalam beberapa instansi, tata ruang kantornya memiliki
gaya atau model penataan ruang yang berbeda beda. Tata ruang yang berbeda ini
dipengaruhi oleh kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuannya. Walaupun ada
perbedaan penataan ruang kantor antara instansi yang satu dengan yang lain
tetapi ada standar baku yang sudah berlaku secara umum bagaimana tata ruang
yang ideal dalam sebuah kantor.
Efektivitasdanefisiensisuatupekerjaanperkantorandibuatsertadiaturdalamsebuahplanning/perencanaan.Perencanaanmencakupkegiatanmemilihmisi,
tujuandancarauntukmencapaitujuan. Setiapaktivitasmaupunkegiatan, yang
dilakukanolehindividuatauorganisasididasarkanpadaperencanaan yang matang.Langkahselanjutnyaadalahpembuatanataupembagiantugas-tugaskedalamstrukturorganisasi
yang merupakanbagianfungsimanajemenorganizing.Pengorganisasianadalahsuatu
proses penetapanstrukturperan yang dibutuhkan,untukmemasukkan orang-orang
kedalamorganisasi. Jadi,pengorganisasianmerupakansuatu prosesdimanafungsi-fungsimanusia,
danfasilitasterkoordinasikanuntukmencapaisasaranorganisasi.Dalamsuatuperkantoran,
sistemdanprosedurharusdiperhatikandenganbaik.Setiapuraianpekerjaanharusdidukungolehsistemdanprosedurkerja
yang baik.Dengansistemdanprosedurperkantoran yang baik, makapekerjaankantorakanlebihefektifdanefisiensertamemudahkansuatuorganisasiuntukmencapaitujuannya.
B. Rumusan Masalah
a.
Apakah
Yang Dimaksud Dengan Lingkungan Perkantoran
b.
Bagaimanakah
Lingkungan Kantor Yang Baik /Sehat ?
c.
Bagaimanakah
Cara Pengorganisasian Kantor ?
d.
Apakah
Prinsip-Prinsip Organisasi
e.
Bagaimankah
Pengambilan Keputusan Dalam Organisasi ?
C. Tujuan
a.
Dapat
mengetahui yang dimaksud dengan lingkungan perkantoran
b.
Mengetahui
lingkungan kantor yang baik atau sehat
c.
Dapat
mengetahui cara pengorganisasian dalam kantor
d.
Mengetahui
prinsip-prinsip dala organisasi dan;
e.
Dapat
mengetahui bagaimana pengambilan keputusan yang baik dalam organisasi
BAB II PEMBAHASAN
A. Lingkungan Fisik Kantor
Lingkungan
fisik kantor adalah segala sesuatu yang
ada didalam kantor baik itu yang berhubungan langsung dengan para
pekerja atau karyawan maupun yang tidak.
a) Pengertian
lingkungan kerja fisik
Menurut
Komarudin“Lingkungan kerja fisik adalah keseluruhan atau
setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi
individu.”
Menurut Alex.
S. Nitisemito“Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang
ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan
tugas-tugas yang dibebankan, misalnya penerangan, suhu udara, ruang gerak,
keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain”.[1]
Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan
lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada disekitar karyawan
bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya baik dari
luar maupun dalam.
Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi
sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan
faktor-faktor lingkungan kerja fisik dalam penyelenggaraan aktivitas
organisasi.
b)
Faktor-faktor lingkungan kerja fisik
Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada
di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan
tugas-tugasnya.
Faktor-faktor
lingkungan kerja fisik adalah sebagai berikut :
1) Pewarnaan
Masalah warna
dapat berpengaruh terhadap karyawan didalam melaksanakan pekerjaan, akan tetapi
banyak perusahaan yang kurang memperhatikan masalah warna. Oleh karena itu,
pengaturan hendaknya memberi manfaat, dalam arti dapat meningkatkan semangat
kerja karyawan dan Pewarnaan pada dinding ruang kerja hendaknya mempergunakan
warna yang lembut misalnya warna putih agar dapat menambah semangat kerja para
karyawan.
2) Penerangan
Penerangan
dalam ruang kerja karyawan memegang peranan yang sangat penting dalam
meningkatkan semangat karyawan, sehingga mereka akan dapat menunjukkan hasil kerja yang baik, yang berarti
bahwa penerangan tempat kerja yang cukup sangat membantu berhasilnya
kegiatan-kegiatan operasional perusahaan. Atas dasar hal tersebut maka pemeliharaan sistem penerangan sangat
diperlukan didalam suatu perusahaan.
3) Udara
Di dalam
ruangan kerja karyawan dibutuhkan udara yang cukup, dimana dengan adanya
pertukaran udara yang cukup, akan menyebabkan kesegaran fisik dari karyawan
tersebut. Suhu udara yang terlalu panas akan menyebabkan menurunnya semangat
kerja karyawan didalam melaksanakan pekerjaan.
4) Suara bising
Bunyi bising
sangat diperhatikan, karena dapat tidak membantu kesenangan kerja, merusak
pendengaran dan dapat menimbulkan komunikasi yang salah. Oleh karena itu setiap
perusahaan selalu berusaha untuk menghilangkan suara bising tersebut atau
paling tidak menekannya untuk memperkecil suara bising tersebut. Dengan
terganggunya seseorang atau karyawan didalam melaksanakan pekerjaan
mengakibatkan pekerjaan tersebut salah, sehingga jumlah dan mutu barang yang
dihasilkan menurun.
5) Ruang
gerak
` Dalam
suatu perusahaan hendaknya karyawan yang bekerja mendapat tempat yang cukup
untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas. Seseorang tidak mungkin dapat bekerja
dengan tenang jika tempat yang tersedia tidak dapat memberikan
kenyamanan.Padatnya tempat sama ruang gerak yang sempit dapat mengurangi
semangat kerja karyawan dalam melakukan aktivitasnya. Dengan demikian, ruang
gerak didalam melaksanakan pekerjaan perlu diperhatikansehingga karyawan dapat
bekerja dengan baik, dan sebaliknya jika ruang gerak terlalu lebar akan
mengakibatkan pemborosan biaya.[2]
B. Lingkungan Perkantoran Yang Sehat
1. Green office management ( Perkantoran Hijau )
Dewasa ini semakin banyak perusahaan yang tertarik
untuk menerapkangreen office management untuk mengelola
kantornya.Perkantoran hijau (green office) adalah system manajemen lingkungan
yang praktis dan sederhana. Upaya ini dilakukan
untuk membantu dan mendukung para manajer perkantoran untuk mendorong kegaya hidup
kantor yang lebih ramah lingkungan. KarenaTarget pelaksanaan kantor hijauakandapatmengurangi
konsumsi sumber daya alam melalui perbaikan system manajemen lingkungan kantor
dan secaratidaklangsungsisteminitelahmempromosikan praktik lestari melalui peningkatan
kesadartahuan karyawan, serta dapat menghemat energi.[3]
Oleh sebab itu, pengadaan Green Office Manegement atau
perkantoran hijau adalah system
manejemen lingkungan yang baik karena dapat memberikan dampak positif dalam
perkantoran, baik itu dari luar maupun dari dalam.
C. Pengorganisasian Kantor
Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja
atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Dalam suatu
pengorganisasian pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang
upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapat bekerja sama dalam suatu
sistem kerja sama dengan harapan dapat mencapai tujuan organisasi. [4]
Teori
Pengorganisasian :
1. Teori Human Relations, disebut juga teori
hubungan kemanusiaan, teori hubungan antarmanusia atau teori hubungan kerja
kemanusiaan.
2. Teori Organisasi Perilaku, merupakan suatu teori
yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini
berpendapat bahwa baik atau tidaknya suatu organisasi berasal dari para
anggotanya
3. Teori Organisasi Proses, adalah teori yang
memandang organisasi sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang
tergabung dalam suatu kelompok formal.
4. Teori Organisasi Kepemimpinan, teori ini beranggapan
bahwa berhasil atau tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya berasal dari
seberapa jauh seorang pemimpin mempengaruhi bawahannya untuk bekerja dengan
semangat yang tinggi sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.[5]
Jadi, kesimpulan dalam
teori pengorganisasian diatas adalah hubungan kerjasama antarmanusia dalam
organisasi. Dimana baik buruknya organisasi tergantung pada anggotanya, serta
berhasilnya atau tidak organisasi tergantung pada seberapa jauh pemimpinnya
mempengaruhi bawahannya untuk bekerja dengan penuh semangat yang tinggi
sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik.
D. Prinsip-Prinsip Organisasi
Keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor
yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organsasi yang
dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yagn diperhatikan dalam proses
kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang
ditentukan. [6]
J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, menyatakan ada beberapa prinsip organisasi
perkantoran yang mendasar yaitu :
1)
Prinsip tujuan Tujuan
Organisasi
perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan
dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah
menjadi motivasi untuk mencapainya.
2)
Prinsip kesatuan fungsi
Setiap
organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama
untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran
merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling
berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan
3) Prinsip
wewenang sepadan dengan tanggung jawab.
Setiap orang
dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas
tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya
tersebut.
4) Prinsip laporan
kepada atasan tunggal.
Agar tiap
individu mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalam
organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari atasan saja dan
bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
5) Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan.
Kepemimpinan
dan pengawasan yang berpengaruh mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi
perkantoran itu dapat tercapai.Agar Pengawasan tersebut dapat mencegah perubahan
arah dalam mencapai tujuan dan pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi
perkantoranharus dibawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau
seorang pengawas.[7]
E. Pengambilan Keputusan Utama Dalam Organisasi
Keputusan utama organisasi ialah proses pemilihan
diantara berbagai alternative yang tersedia atau proses pemikiran dan tindakan
yang menghasilkan pilihan tingkah laku.
Pada sebuah organisasi peran pengambilan keputusan utama sangat berpengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan. [8]
Pada sebuah organisasi peran pengambilan keputusan utama sangat berpengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan. [8]
Tahap - tahap pengambilan keputusan utama yaitu sbb:
a) Indentifikasi masalah atau penetuan tujuan yang hendak
dicapai lewat keputusan yang akan diambil
b)
Pengembangan
atau pencarian berbagai alternative yang dapat diambil
c)
Penilaian
terhadap berbagai alternative yang sudah dikembangankan
d) Menentukan pilihan yang terbaik.
e) Melaksanakan
pilihan yang sudah ditentukan.
f) Melakukan
pemantauan terhadap pelaksanaan keputusan.
Jadi,
dalam pengambilan keputusan harus benar-benar mempertimbangkan
alternatif-alternatif, pemikiran,
tindakan atau jalan yang mana yang harus dipilih oleh organisasi
tersebut agar tujuan tersebut dicapai dengan hasil yang baik.
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
Lingkungan adalah
segala sesuatu yang ada disekitar manusia yang salah satunya mempengaruhi
perkembangan dalam organisasi kehidupan manusia baik langsung maupun tidak
langsung.Lingkungan adalah kombinasi antara kondisi fisik yang mencakup keadaan
sumber daya alam seperti tanah, air, energi surya, mineral, serta flora dan fauna yang tumbuh diatas tanah
maupun didalam lautan, yang meliputi ciptaan manusia seperti keputusan
bagaimana menggunakan lingkungan fisik tersebut dengan baik.
Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau
wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis,
terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber
daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan,
sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara efisien
dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Sedangkan Pengorganisasian adalah suatu proses
pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu
organisasi. Dalam suatu pengorganisasian pada prinsipnya berguna untuk
menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar
bekerja sama dalam suatu sistem kerja sama dengan harapan dapat mencapai tujuan
organisasi.
Keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor
yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organsasi yang
dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yagn diperhatikan dalam proses
kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang
ditentukan.
B. Saran-Saran
Kondisi lingkungan perkantoran seharusnya
didesain sebaik mungkin baik dari segi kebersihan, pencahayaan, pemilihan warna
ruang dan kondisi udara untuk kenyamanan karyawan serta dengan dengan diberlakukan
lingkungan green office mengement (perkantoran hijau) akan dapat menambah peningkataan
produktivitas kerja para pegawai yang ada di dalamnya.
DAFTAR PUSTAKA
S Sukoco, badri.
(2007). Manajemen administrasi perkantoran modern.Jakarta. erlangga
http://mhs.blog.ui.ac.id. dennie.atika.
“asas-asas-manajemen-lingkungan-organisasi”
Diakses tgl. 10 Mei 2015
Diakses
tgl. 10 mei 2015
Diakses
tgl.10 Mei 2015
Diakses
tgl. 11 mei 2015
http://wartawarga.
Gunadarma.ac.id/ 2010/ 04/ “Prinsip-Prinsip Organisasi”
Diakses
tgl. 11 mei 2015
